Mifid II verplicht banken en vermogensbeheerders alle gesprekken die verband houden met effectenorders op te nemen. Of het gesprek ook daadwerkelijk resulteert in een effectenorder, doet er niet toe. Ook moeten alle elektronische conversaties worden opgeslagen en alle face-to-face ontmoetingen worden geregistreerd.
Banken en vermogensbeheerders zullen voor die tijd dus onder meer applicaties op de telefoons van hun werknemers moeten installeren. Maar welke gesprekken moeten zij vervolgens precies opnemen? Fondsnieuws vroeg het aan één advocaat en twee vermogensbeheerders en een bank.
Hart advocaten
‘Wij adviseren marktpartijen om in beginsel alle gesprekken met klanten op te nemen, omdat de reikwijdte van deze wettelijke verplichting erg ruim is. Ook weet je van tevoren niet of een gesprek mogelijk resulteert in een effectenorder’, zegt advocaat financieel recht Frank ’t Hart van Hart advocaten.
Mifid II is in feite ook een verbod op het gebruik van privé-apparatuur bij gesprekken over orderuitvoering, aldus ’t Hart. ‘Marktpartijen moeten ervoor zorgen dat hun personeel - ook na werktijd - bereikbaar is via apparatuur van de zaak.’ Anders moeten werkgesprekken via de privé-telefoon ook opgenomen worden.
‘Al deze conversatiegegevens moeten vijf jaar worden bewaard en als de AFM het wil zelfs zeven jaar. En gewoon alles opslaan op een grote berg, voldoet niet. Je moet kunnen reproduceren wanneer er contact geweest is en in welke vorm. Dit is in het belang van de klant maar ook van de instelling.’
’t Hart: ‘Dit zal voor veel partijen nog een hele klus worden. Zowel voor relatief kleine partijen als grote partijen kan dit een omvangrijk IT-project zijn als er nog geen bestaande systemen zijn. Op 3 januari 2018, als Mifid II van kracht wordt, moet het helemaal staan.’
Blauwtulp Wealth Management
Marktpartijen zijn momenteel druk bezig met de implementatie van Mifid II. Gevraagd naar hoe zijn bedrijf omgaat met dit specifieke punt zegt partner Hendrik Jan Davids van Blauwtulp Wealth Management momenteel aan het zoeken te zijn naar een goede oplossing hiervoor.
‘Welke gesprekken we wel en welke niet zullen gaan opnemen volgend jaar is nog onderwerp van onderzoek. Aan het einde van dit jaar weten we meer en dan zullen we als eerste onze cliënten daarover informeren. Meer kan ik hier nu nog niet over zeggen.’
Wealth Management Partners
Managing Partner Bas Nienhaus van vermogensbeheerder Wealth Management Partners laat weten dat zijn bedrijf discretionair beheer en strategische advisering aanbiedt. ‘Individuele effectentransacties worden zodoende niet met de klant overlegd want die besteedt dit traject bewust uit. Voor belangrijke besprekingen zitten wij aan tafel en mochten wij toch belangrijke gesprekken via de telefoon voeren, dan hebben we sinds jaar en dag getapte vaste lijnen en in de praktijk leg je dan altijd nog afspraken met de cliënt vast.
De mobieltjes van de zaak worden bij ons niet opgenomen, daar zien we ook geen aanleiding toe. Wij denken dus dat het leven voor een Wealth Manager als WMP nog tamelijk overzichtelijk blijft als het gaat om het verrichten van transacties onder Mifid II voor het type klanten dat wij bedienen.’
Insinger de Beaufort
Directeur wealth management services Tom Loonen van Insinger de Beaufort laat weten dat er over deze kwestie informeel wel een standpunt is ingenomen bij Insinger, maar formeel nog niet. Hij kan dus nog niet met de gekozen weg naar buiten treden.