Naar schatting werkt 5 tot 10 procent van de vermogensbeheerders nog met Excel, in plaats van met een portefeuillemanagementsysteem. Aanbieder Blanco ziet in dat percentage niet haar groei, maar waarschuwt wel voor fouten met ‘verregaande consequenties’.
Dit zien commercieel directeur Wilfred van Roosmalen en operationeel directeur Marleen Verheul van Blanco in gesprek met Investment Officer. Zij schatten in dat 5 tot 10 procent van de vermogensbeheerders in Nederland nog werkt met Excel.
Blanco is in Nederland veruit de grootste aanbieder van portfoliomanagementsystemen. Daarmee kunnen vermogensbeheerders onder meer orders versturen, risicocalculaties maken, en uitgebreide mutatie- of performance-rapportages opvragen, inclusief analyses daarop. Partijen krijgen een overzicht van alle portefeuilles van klanten, ongeacht bij welke depotbanken zij zitten.
Blanco werkt samen met dataleveranciers om de door de bank uitgestuurde gegevens te verrijken. ‘Een vermogensbeheerder kan op basis daarvan modelportefeuilles maken en door middel van scenariomodules kunnen zij zien wat bepaalde wijzigingen in de asset allocatie kan betekenen voor een portefeuille. Zijn zij tevreden met de aanpassingen, dan kunnen zij in één keer de orders versturen naar de verschillende banken’, aldus Van Roosmalen.
Veel risico’s
De oproep van Van Roosmalen en Verheul aan vermogensbeheerders om af te stappen van Excel, is niet geboren uit de gedachte om meer klanten binnen te halen. Blanco heeft naar eigen zeggen al circa 80 tot 85 procent van de vermogensbeheermarkt in handen. ‘Daar zit voor ons de groei niet’, aldus Van Roosmalen, die vooral naar België en Duitsland kijkt voor de volgende groeifase van het bedrijf.
In België ziet Blanco nog een aantal vermogensbeheerders op een ‘klassieke manier’ werken door orders via de mail of zelfs fax te versturen. ‘Daar kleven allemaal risico’s aan en het is ook nog eens arbeidsintensief’, aldus Van Rosmalen.
In Nederland is het bedrijf ook steeds meer family offices aan het onboarden. ‘Ik sprak met een partij die honderden miljoenen in beheer had en nog in Excel werkte. Soms miste dat familiekantoor twintig miljoen euro en andere keren stond er 50 miljoen euro teveel in de boeken. ‘Ik sta daar versteld van.’
‘Een foutje met verregaande consequenties is gewoon snel gemaakt als je je portefeuillebeheer in Excel doet. Aanmodderen in Excel kan eigenlijk echt niet meer.’
Verheul vult aan: ‘Op een gegeven moment zal de AFM toch ook voor de deur staan met het verzoek om de administratie wat beter op orde te maken.’
‘Als je samenwerkt met slechts één bank, dan is het misschien nog wel te doen, maar bij meerdere banken kun je het niet zelf meer allemaal bijhouden. Dan ben je al een halve dag bezig om al die transacties bij te werken’, aldus Van Roosmalen.
De twee experts zien dat vooral kleinere partijen nog weleens met Excel werken. Verheul begrijpt overigens de terughoudendheid onder die partijen om een professioneel systeem te gebruiken. ‘Een overstap van Excel naar een professionele dienst, betekent ook loslaten en de touwtjes uit handen durven geven’, stelt Verheul. ‘In de eerste instantie voelt dat een beetje ongemakkelijk, het ging immers zo makkelijk in Excel.’
Kosten
Soms worden de kosten nog weleens genoemd om niet te kiezen voor een portfoliomanagementsysteem, zien de twee experts. Bij Blanco betalen vermogensbeheerders licentiekosten, naast een bedrag per portefeuille. Afhankelijk van extra wensen, kunnen er aanvullende modules worden gekozen.
De twee denken dat de prijs voor iedere partij vermoedelijk wel goed te dragen is. Van Roosmalen: ‘Vaak is er een medewerker fulltime bezig met de administratie in Excel. Dat is met een portfoliomanagementsysteem niet meer nodig, dus je hebt het snel terugverdiend.’
Blanco ziet het niet gebeuren dat vermogensbeheerders zelf een portfoliomanagementsysteem gaan optuigen, ondanks dat er al een paar partijen hiervoor een eerste aanzet hebben gedaan, waaronder Today’s Group. ‘Het is echt te complex om zoiets op te zetten’, stelt Van Roosmalen. ‘We doen uitgebreide performance-calculaties over sectoren en asset classes en alleen dat al vergt vele aparte tools.’
‘En dan heb je nog back-up en security-procedures nodig en moet je de laatste wijzigingen in wet- en regelgeving direct kunnen doorvoeren. Ik zie onze klanten dat niet zomaar zelf doen’, vult Verheul aan.’
Op zoek naar uniformiteit
Een van de partijen die momenteel een portfoliomanagementtool overweegt is effectenkantoor en vermogensadviseur OostelaarVerhoeven uit het Friese Dronrijp, dat momenteel circa honderdtwintig miljoen euro onder beheer heeft. ‘We werken momenteel met wel vijf verschillende depotbanken,’ zegt mede-eigenaar Arjan Oosterlaar. ‘In de individuele systemen van deze partijen houden we de portefeuilles bij en dat is nogal veel werk.’
Ook Oostelaar zegt nog steeds met Excel te werken. ‘We hebben zelfs een Excel-medewerker, die hier een dag in de week werkt. En die heeft daar zijn handen vol aan.’
De medeoprichter van OostelaarVerhoeven zegt afgelopen jaar een “enorme” groei doorgemaakt te hebben. ‘Dat moet je maar zien te kanaliseren. We zijn met een kleine bezetting, dus het is nu echt noodzaak om het portefeuillebeheer wat te professionaliseren.’
Oostelaar is vooral op zoek naar een sterke crm-module en hoopt bovendien wat uniformiteit te krijgen bij het inleggen van orders. ‘Bij de ene bank moeten we dat nog old school schriftelijk doorgeven, bij de andere bank kunnen we de orders zelf invullen. Daar hopen we wat uniformiteit in te krijgen.’
Belangrijke overwegingen in de keuze voor de juiste tool, zijn voor Oostelaar de gebruiksvriendelijkheid van de dienst en de rapportagemogelijkheden. Over de kosten maakt hij zich niet zo’n zorgen. ‘Als je ziet hoeveel tijd het nu kost om alles bij te houden, dan denk ik dat zo’n systeem zich snel terugverdient als je het goed inricht.’