Reisbeperkingen en zelfquarantaine-maatregelen zorgen ervoor dat contacten vrijwel volledig op afstand onderhouden worden. Wat betekent dit voor een “people-business” als asset management? Fondsnieuws sprak sales-, marketing- en PR-managers van verschillende fondshuizen.
De RIVM-richtlijnen worden veelal zo strikt mogelijk gevolgd. Zo ook bij Kempen Capital Management, vertelt Rutger-Jan Leewens, hoofd wholesale distribution. ‘Het gros van onze medewerkers werkt thuis en ik verwacht dat een eventuele versoepeling echt stap voor stap zal gaan. We gaan in juni opnieuw bekijken hoe we verder gaan en tot die tijd hebben wij geen face-to-face afspraken.’
Bij Vanguard werkt op dit moment 95 procent van ruim 17.000 medewerkers wereldwijd thuis, vertelt Wim van Zwol, hoofd Benelux en Nordics. ‘Toen het virus wereldwijd opdook, volgde een compleet reisverbod en mochten er geen face-to-face ontmoetingen meer plaatsvinden om zo klanten en medewerkers en hun families te beschermen.’
Alternatieven voor fysieke events
Een belangrijke consequentie die voortvloeit uit de zelfquarantaine-maatregelen is volgens Maja Blauw, senior marketing manager bij Aegon Asset Management, dat er alternatieven moeten worden gezocht voor de fysieke events.
‘We hebben in eerste instantie continu de mededelingen van het RIVM en de overheid in de gaten gehouden om de events daarop aan te passen. Maar het werd al snel duidelijk dat er door het reis- en samenscholingsverbod geen sprake meer kon zijn van events. Een deel is daarom vooralsnog verplaatst naar het najaar, maar de meeste van onze events doen we nu online.’
Ondanks deze verschuiving heeft het niet tot ingrijpende aanpassingen in de marketingplanning geleid, volgens Blauw. ‘Het online domein vormt ieder jaar sowieso een groot onderdeel van onze marketingjaarplannen. Wel merken we dat het veel drukker is. Marketing en communicatie zijn nu nog meer de spil voor alle communicatie naar buiten. Onze specialisten hebben bijvoorbeeld veel meer marktupdates geschreven.’
Leewens spreekt ook van een focus op de informatievoorziening. ‘Gezien de marktturbulentie, zitten we zo kort mogelijk op de bal. Vereiste is uiteraard wel dat de informatie echt relevant is voor een klant. We stellen dus als het ware informatiepakketten per klant samen.’
Creativiteit is een vereiste
Hoewel Leewens de communicatie op afstand als uitdagend ervaart, is hij positief. ‘Je moet creatief zijn en denken in mogelijkheden, dat maakt het een interessante uitdaging. Een leuk voorbeeld vind ik de recente winst van een aantal belangrijke awards (red. Morningstar en Lipper). Dat vier je normaliter op kantoor, maar nu hebben we een digitale borrel opgezet. Ineens sprak ik virtueel 110 collega’s toe en hieven we het glas.’
Ook de communicatie met klanten vergt creativiteit, vervolgt Leewens ‘Op zich gaat het heel goed via de telefoon of beeldbellen. Je merkt alleen wel dat het meer gepland is en minder spontaan. Ik mis bijvoorbeeld ook het WVTTK-deel van een meeting, terwijl daar vaak juist veel zinvolle input uit komt.’
Op het vlak van public relations brengen de digitale veranderingen belangrijke voordelen met zich mee. Abigail Levene, mede-oprichter en director van PR-bureau Stampa, vertelt dat de interviews tussen journalisten en klanten onverminderd doorgaan. Maar waar dit eerder persoonlijk of telefonisch was, ziet Levene nu een duidelijke verschuiving naar applicaties als Teams, Zoom en Skype.
‘Verschuiving naar virtueel houdt aan’
‘In het verleden kwamen er vaak financiële experts vanuit het buitenland voor marketing- en PR-initiatieven, maar dit blijkt nu online ook goed te werken,’ zegt Levene. ‘Wij verwachten dus ook dat die verschuiving naar virtueel zal aanhouden, ook als deze crisis uiteindelijk weer voorbij is. Het is laagdrempelig, de technologie wordt steeds beter en het bespaart veel reistijd.’
Webinars blijken een populaire vervanger voor face to face events. Levene ziet dat bij haar klanten. En ook bij Kempen organiseren ze meer webinars. Leewens: ‘Ik merk dat we hierin steeds meer ervaring krijgen en dat is leuk om te zien. Ook hier geldt overigens dat het creativiteit vergt. De afsluiting van een event is bijvoorbeeld normaliter echt een moment dat je op informele wijze feedback ophaalt. Dat moment bij de koffie of borrel is nu echter niet meer vanzelfsprekend.’
Van Zwol vindt juist dat de informele kant verrassend goed aan bod komt bij video-conferencing. ‘Het interessante is dat de videotools soms persoonlijker aanvoelen dan formele vergaderingen, omdat we elkaar vanuit onze huiskamer kunnen ontmoeten en het pak en de stropdas achterwege kunnen laten.’
‘Webinars verlopen vanuit huis ook prima’
Bij Aegon AM was er al veel ervaring met webinars. ‘Aegon Asset Management organiseert al vele jaren webinars en heeft een eigen studio op het hoofdkantoor in Den Haag. Deze konden we echter niet meer gebruiken vanwege de lockdown-restricties. Alle webinars vinden nu vanuit huis plaats en dat verloopt ook prima’, aldus Blauw.
Vanuit huis is een hoop mogelijk, zo ook het volgen van een workshop, meent CFA Society VBA Netherlands. De vereniging die het als een van de hoofdtaken ziet om leden te verbinden heeft veel face to face events af moeten zeggen. In reactie hierop zijn interactieve digitale events ontwikkeld.
Een daarvan is de Skill-based Monday Serie die momenteel gegeven wordt door Chris Lemke van CFA Society Luxemburg. De sleutel voor succes van digitale events ligt volgens deze trainer in ambitie. Hij is ervan overtuigd dat live sessies op afstand even nuttig, plezierig en populair kunnen zijn als traditionele persoonlijke evenementen. ‘Je moet alleen niet streven naar “the next best thing”, maar naar een minstens even leuke en effectieve ervaring. Als je voor minder gaat dan wordt het hoogstwaarschijnlijk ook een self fulfilling prophecy.’
Tips & tricks
Digitale meetings hebben volgens hem een belangrijk voordeel ten opzichte van face-to-face meetings. ‘Er is veel meer interactie mogelijk. Zo kun je bijvoorbeeld via chatfuncties vragen stellen tijdens een presentatie of via een poll anoniem je mening delen. Daarnaast kun je alle vragen en feedback documenteren om op een later ogenblik te reageren of te gebruiken als input voor een vervolgbijeenkomst.’
Een vereiste is het inzetten van de juiste tools. ‘Het begint eigenlijk al bij het bepalen van het doel van de bijeenkomst. Wil je informatie zenden of juist interactie? Er zit een groot verschil tussen het organiseren van een webcast of een workshop, die dingen moet je niet door elkaar halen.’
Als het doel interactie is dan mag je als spreker best van deelnemers vragen om hun camera aan te zetten. Tot slot wijst Lemke erop dat het belangrijk is om zogenoemde checkpoints in te bouwen. ‘Is iedereen nog steeds bij de les en halen ze tot nu toe uit de sessie wat jij voor ogen hebt? Stel hierbij ook echt vragen die een persoonlijke reactie vereisen in plaats van een obligaat “ok”.’