Mifid II schrijft voor dat gesprekken die betrekking hebben op het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van klantorders moeten worden opgenomen. Alle telefoongesprekken opnemen, is echter in strijd met privacy-regels, waarschuwt Tom Straver van CallSecured.
Omdat je nooit helemaal zeker weet of een klantgesprek zal uitmonden in een effectenorder, raadt advocaat Frank ‘t Hart van Hart advocaten aan alle klantgesprekken op te nemen, zo zei hij onlangs tegen Fondsnieuws.
Volgens Tom Straver van CallSecured, een start up telecomaanbieder gespecialiseerd in Mifid II, klopt dit maar betekent dit niet dat marktpartijen gewoon alle telefoongesprekken kunnen gaan opnemen. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen klantgesprekken en andere gesprekken.
Gesprekken met potentiële klanten of mogelijke partners die niks met orders van cliënten of Mifid II te maken hebben, mogen niet zomaar worden opgenomen. Dit is in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens, zegt hij.
Partijen moeten zich er volgens Straver dus goed van bewust zijn dat er voor het opnemen van gesprekken een grondslag nodig is in Mifid II. Is die er niet en wordt een gesprek toch opgenomen, dan moet altijd voorafgaand aan dat gesprek worden aangegeven dat het gesprek wordt opgenomen. Wie dit niet doet, loopt kans hoge boetes te krijgen. Volgens Straver tot 4 procent van de jaaromzet.
Hij geeft aan dat veel partijen geen gebruik willen maken van een bandje waar voorafgaand aan ieder gesprek wordt vermeld dat er een opname plaatsvindt. Het handigste is volgens hem echter om technologie te gebruiken die onderscheid maakt tussen verschillende typen gesprekken, zodat bijvoorbeeld automatisch de telefoontjes van mensen met wie een beheer- of adviesovereenkomst is gesloten, worden opgenomen en andere gesprekken niet.
Ook als alleen gesprekken worden opgenomen die een grondslag in Mifid hebben, moet echter altijd van te voren gemeld worden dat deze gesprekken worden opgenomen.