De focus op grote innovaties in de sector, drukt de aandacht voor kleine veranderingen vaak naar de achtergrond, terwijl die juist belangrijk zijn voor vooruitgang. De Japanse filosofie voor procesverbetering - Kaizen - is een krachtige methode om effectief bij te sturen en kleine stapsgewijze verbeteringen te realiseren.
De wereld van Nederlandse vermogensbeheerders en institutionele beleggers is in beweging, en hoe. Fusies en overnames laten een nieuw scala aan vermogensbeheerders zien en nieuwe wet- en regelgeving blijft aan de orde van de dag.
Kaizen betekent in het Japans ‘veranderen naar beter’ of ‘continu verbeteren’. De filosofie is in Japan ontstaan met het doel om in de jaren kort na WO II, de Japanse economie een duwtje in de rug te geven. De Japanse autofabrikant Toyota ontwikkelde een succesvolle methode, het Toyota Production System (TPS) waarbij reduceren, of beter nog, elimineren van verspillingen centraal staat. Met name lopendebandwerkzaamheden werden geïnnoveerd en efficiënter ingericht, elke dag opnieuw.
Expert op het gebied van Kaizen, is de onlangs overleden Japanse managementconsultant Masaaki Imai. Met zijn boek ‘Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Succces,’ heeft Imai de Japanse filosofie wereldwijd geïntroduceerd. Hij toonde aan dat Kaizen niet alleen toe te passen is bij een productieproces zoals dat van Toyota, maar ook als strategie kan worden gebruikt door organisaties in verschillende sectoren om incrementele verbeteringen door te voeren. Met het dagelijks nemen van kleine stappen wordt het werkproces op de lange termijn verbeterd. Belangrijk hierbij is de betrokkenheid van alle mensen in het productieproces - van het management binnen een organisatie tot de mensen op de werkvloer.
Uiteenhalen en opnieuw opzetten
Succesvol verbeteren gaat bij Kaizen volgens de 5S-methode. Deze methode bestaat uit vijf stappen: Seiri (sorteren), Seiton (schikken), Seiso (schoonmaken), Seiketsu (standaardiseren) en Shitsuke (standhouden). Met de eerste drie stappen wordt orde geschept in een bestaand proces terwijl stap vier en vijf respectievelijk zorgen voor een consistente structuur en betrokkenheid van alle op zichzelf staande schakels binnen de organisatie. Kaizen stimuleert medewerkers om mee te denken, informatie uit te wisselen en te komen met nieuwe ideeën.
De 5S-methode is ook onderdeel van project- en verandermanagement volgens de Agile-filosofie. Agile richt zich op flexibiliteit en voortdurende aanpassing vanwege veranderende behoeften, zoals bij softwareontwikkeling. Ook hier is het nemen van kleine overzichtelijke stappen binnen zelfsturende teams de sleutel tot succes van continue verbetering.
Met het uiteenhalen en opnieuw opzetten volgens de 5S-methode, wordt verspilling tegengegaan, worden kosten bespaard en een grotere klanttevredenheid gerealiseerd. Dit kunnen op zichzelf staande doelen zijn bij het kiezen voor een Kaizen-aanpak maar dat hoeft niet het geval te zijn. Een grotere klanttevredenheid of een verbeterde concurrentiepositie kunnen ook het gevolg zijn van de stapsgewijze veranderingen en daarmee zorgen voor incrementele groei van de organisatie.
Padvinderstocht
In het managementboek, The Goal van Eliyahu M. Goldratt wordt de werking van Kaizen treffend geïllustreerd. Door het toepassen van de beperkingentheorie, eindigt een stroef verlopende padvinderstocht in een zegetocht. De tocht illustreert dat versterken van de zwakke schakels van de keten een vereiste is om innovatie en verbetering mogelijk te maken.
Zelfs bij een grote verandering zoals de invoering van de Wet toekomst pensioenen (Wtp), die uiterlijk per 1 januari 2028 afgerond moet zijn, kan het nemen van kleine stappen een goede keuze zijn.
Voor veel pensioenfondsen is het vinden van het juiste pad voor het implementeren van de wet nog een lang proces met de nodige uitdagingen. Het is voor de verschillende betrokken partijen van belang om grip te houden op de voortgang van de implementatie en risicobeheersing en evaluatie zijn belangrijke factoren.
Een eenduidig beeld van het einddoel van de betrokken partijen is een uitdaging bij deze transitie. Om de complexe toedelingsregels voor de solidaire premieregeling te automatiseren, is een multidisciplinaire inspanning volgens de Kaizen-methodiek aan te raden. Uitgebreide analyse en verkenning kan een goede manier zijn om de veranderingen succesvol door te voeren. Met kleine stappen waarbij alle partijen direct betrokken zijn.
Linda Kist is manager marketing en operations bij AF Advisors. AF Advisors is één van de kennisexperts die maandelijks een bijdrage voor Investment Officer schrijft.