Bij de structurering en inrichting van een alternatief beleggingsfonds dat in private markten belegt, stuit men vaak op belangrijke operationele aandachtspunten. Het onderkennen van die operationele aandachtspunten zal bijdragen aan een goed fundament voor het beheer en de administratie van het fonds. Een analyse.
Door het erkennen van de aandachtspunten zal de operationele complexiteit op doorlopende basis verminderd worden. Een robuuste operationele inrichting kan uiteindelijk niet los worden gezien van het adequaat kunnen beheren van een fonds.
De afgelopen jaren is de interesse vanuit de markt in alternatieve beleggingen toegenomen en zijn vermogensbeheerders steeds actiever bezig met het ontwikkelen en opzetten van alternatieve beleggingsfondsen. Dit betreft nieuwe initiatieven en beheerders, alsook vermogensbeheerders die zich tot voor kort richtten op traditionele beleggingsfondsen.
Met name voor beleggingsfondsen die in private markten investeren, en minder liquide zijn dan de traditionele fondsen, levert dit de nodige operationele uitdagingen op als dit niet tijdig en voldoende wordt onderkend. Beleggingen in private markten worden buiten de beurs verhandeld en hebben een direct karakter met kenmerken van ondernemen. Voorbeelden van beleggingen in private markten zijn onder andere direct vastgoed, infrastructuur, landbouwgrond en private equity.
Handelswijze fonds en investeerders
Het fonds koopt beleggingen aan via het afsluiten van overeenkomsten met tegenpartijen. Deze transacties lopen niet via een handelsplatform. Hiernaast worden de beleggingen doorgaans niet meteen volledig gefinancierd, maar in tranches over een langere periode volgestort. De positie van het fonds in de beleggingen wordt daarmee over de tijd opgebouwd.
Voor investeerders in het fonds heeft de handelswijze van het fonds een grote impact op het order- en betalingsproces, in vergelijking met wat zij gewend zijn bij traditionele beleggingsfondsen. Het fonds wordt ook niet via een handelsplatform aangeboden. Dit heeft als gevolg dat het opgeven en afrekenen van orders door middel van Straight Through Processing (STP) door investeerders niet mogelijk is.
De orders worden daarom voornamelijk nog via de ouderwetse manier (eventueel digitaal) manueel ingevuld, getekend en opgestuurd. Omdat het fonds haar beleggingen niet meteen volledig financiert, wordt er met een ‘commitment en capital call’ structuur gewerkt richting investeerders. Dit houdt in dat het toegezegde bedrag van investeerders in delen wordt afgeroepen door het fonds. Hierbij kan er ook sprake zijn van een wachtrij. Hiermee wordt voorkomen dat er overtollige gelden in het fonds zijn, die over een langere periode mogelijk niet belegd zijn in de beleggingscategorie waar exposure in wordt verwacht.
Fondsadministratie is complex
Doordat het fonds haar beleggingen niet via een handelsplatform verwerkt, dienen de uitgevoerde transacties manueel aan de fondsadministrateur doorgegeven te worden. Een manier om dit te versimpelen is om een standaardformat en proces in te richten. Het invoeren van de transactiedata blijft mogelijk wel voor een groot deel handmatig.
De fondsadministrateur verzorgt daarnaast ook de periodieke waardering van het fonds. Het is niet gebruikelijk dat deze type fondsen op dagelijkse basis gewaardeerd worden, aangezien de beleggingen illiquide van aard zijn. Het gaat bijvoorbeeld om een windmolenpark of een directe vastgoedinvestering. Er is vaak sprake van een waardering op kwartaal, halfjaar of jaarlijkse basis. Hierbij kan het, afhankelijk van het type beleggingen, wel tot een aantal maanden na het einde van de periode duren voordat de waardering bepaald kan worden. In het verlengde hiervan is het, gegeven de complexiteit van de beleggingen, gebruikelijk dat de waardering op periodieke basis door een onafhankelijke externe partij wordt uitgevoerd of gevalideerd.
Een ander belangrijk punt voor de administratie is dat de kosten voor dit type fondsen doorgaans niet goed van tevoren in te schatten zijn. Er dient vaak (lokaal) extern advies ingewonnen te worden over de beleggingen. Daarom verloopt de facturatie van de doorlopende kosten niet via een van tevoren vastgestelde service fee, maar direct vanuit het fonds. Hierdoor is het lastig om bij start van het fonds al duidelijk te bepalen wat de totale doorlopende kosten zullen zijn.
Beperkte rol custodian
De beleggingen van het fonds zijn veelal directe beleggingen die worden afgesloten via lokale aankoopovereenkomsten. De beleggingen worden niet bij een custodian bewaard en geadministreerd. Daardoor is het terugvorderen van bronbelastingen via de custodian normaliter niet mogelijk. Voor het fonds en haar investeerders is er daarom hulp van een andere partij nodig.
De beperkte rol van de custodian, vergeleken met haar activiteiten bij traditionele beleggingsfondsen, heeft ook invloed op de depositary. Een depositary heeft een controlerende rol in de processen en doorlopende activiteiten in het fonds. Doordat er minder informatie bij de custodian beschikbaar is, zal de depositary meer informatievereisten hebben voor de beheerder van het fonds.
Limitaties in data en systemen
Van zowel het fonds als haar beleggingen is data gelimiteerd of niet publiek beschikbaar via data vendors. Dit maakt het lastig voor verschillende belanghebbende partijen zoals het fonds, service providers en investeerders in het fonds, om de benodigde data op een efficiënte en gestandaardiseerde manier in te voeren en te distribueren. Hierdoor wordt data nog veel via Excel of PDF documenten gedeeld. Deze worden doorgaans handmatig verwerkt in verschillende systemen en applicaties. Dit maakt administratie, monitoring en rapportage processen arbeidsintensief en foutgevoelig. Hierdoor zijn er ook meer controles vereist wat tot minder efficiënte processen leidt.
Door de aard en complexiteit van het fonds worden er vaak andere systemen en service providers gebruikt dan voor de traditionele beleggingsfondsen. Ook serviceproviders die diensten aanbieden voor zowel traditionele als alternatieve beleggingsfondsen in private markten, faciliteren dit doorgaans vanuit verschillende platforms en systemen.
Het kan voorkomen dat partijen geconfronteerd worden met systeembeperkingen voor alternatieve fondsen, waar bepaalde functionaliteiten standaard beschikbaar zijn voor traditionele fondsen. Het systeem blijkt dan bijvoorbeeld een specifieke rapportage niet te kunnen leveren.
Conclusie
Door bij de initiële operationele inrichting van een alternatief beleggingsfonds in private markten en de selectie van de service providers rekening te houden met de belangrijkste aandachtspunten die vaak spelen, kan gestreefd worden naar zoveel mogelijk standaardisatie. Hoewel dit complex is, kan hiermee op doorlopende basis veel tijd, risico’s en kosten bespaard worden.
In de praktijk kan dit voor beheerders van traditionele beleggingsfondsen, die ook alternatieve fondsen gaan aanbieden, grote impact hebben op de interne systemen en werkprocessen. Dit geldt ook voor de diensten en systemen welke service providers hiervoor aanbieden. Gezien de specifieke kennis en vaardigheden die nodig zijn, is het hiernaast te verwachten dat de doorlopende operationele werkzaamheden (deels) door andere middelen uitgevoerd dienen te worden dan voor de traditionele fondsen.
Chi-Wai Lui is senior consultant bij AF Advisors. AF Advisors is één van de kennisexperts die maandelijks een bijdrage voor Investment Officer schrijft.