Over het reguliere UBO-register, dat inzicht geeft in wie de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) zijn van een vennootschap en andere juridische entiteiten, is op het gebied van privacy veel te doen. Er is maar weinig aandacht voor het UBO-register trusts, dat sinds 1 november 2022 zijn intrede heeft gedaan. Dat is opmerkelijk, omdat dit register dezelfde problematiek kent rondom privacy en ook nog eens onwerkbaar blijkt voor vele beleggingsfondsen.
Het UBO-register trusts geeft inzicht in de individuen die een rol of financieel belang hebben in trusts en soortgelijke juridische constructies. Een fonds voor gemene rekening (“FGR”) wordt gezien als zo’n soortgelijke constructie. Bij een FGR, de meest gebruikte structuur in Nederland voor een beleggingsfonds, classificeren de oprichters, beheerders, juridisch eigenaren, bewaarders en de investeerders als UBO. Het probleem zit ‘m in de laatste groep. De eerste vier groepen worden doorgaans gevormd door een selecte groep. Het aantal investeerders kan in potentie echter oneindig oplopen.
Voor een fonds met een vergunning (AIFM of UCITS) brengt het aantal investeerders geen extra lasten. Zij kunnen de participanten namelijk als groep registeren wanneer het fonds wordt aangeboden aan minimaal 150 personen. Het Ministerie van Financiën besloot, ondanks terugkerende lobby’s, anders voor beheerders onder het AIFMD-registratieregime. Dit zijn de zogenoemde ‘light’ beheerders die normaliter minder te vrezen hebben voor wetgeving doordat zij restricties hanteren zoals een minimaal inschrijfbedrag van 100.000 euro per investeerder. Voor het UBO-register trusts wordt verwacht dat zij de gegevens van alle investeerders aanleveren, ongeacht de hoogte van de investering of het procentuele belang van het totale fondsvermogen.
Op het moment van schrijven zijn er onder de AIFMD 107 beheerders met een vergunning en een flinke meerderheid, namelijk 711, met een registratie.
Honderden clicks
Om een beeld te schetsen van de situatie waarin fondsen terechtkomen: het UBO-register trusts verlangt voor iedere UBO bepaalde (persoons)gegevens, zoals naam, geboortedatum, -plaats en -land, nationaliteit, woonadres, e-mailadres, BSN en de omvang van het belang aangeduid in staffels van 25 procent. Bovendien is per UBO een kopie legitimatiebewijs vereist, waaraan zeer strenge eisen worden gesteld. Zo voldoen uitsluitend Nederlandse en buitenlandse paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten, maar rijbewijzen en buitenlandse identiteitskaarten niet.
Daarnaast moeten de voor- én achterzijde in via één bestand worden geüpload en wordt uitsluitend een kleurenkopie geaccepteerd. Ten slotte wordt verwacht dat de BSN zichtbaar is, terwijl een watermerk wordt afgeraden. Dat roept logischerwijs weerstand op bij investeerders omdat een andere overheidsinstantie juist het tegenovergestelde adviseert om een veilige kopie van het legitimatiebewijs te creëren. Vanwege de hoeveelheid velden is het opvallend dat er nog niet wordt gewerkt met technische oplossingen, zoals een API-connectie of bulk upload. Hierdoor geldt voor de meeste fondsen in Nederland dat de gegevens van alle – soms honderden – investeerders veld per veld geregistreerd dienen te worden. Per investeerder kan dit oplopen tot tientallen manuele clicks. Navraag bij de Kamer van Koophandel leert dat een bulk-upload op de korte termijn niet tot de mogelijkheden behoord.
Ten slotte wordt er verwacht dat wijzigingen binnen één week worden doorgegeven. Bij de meeste fondsen wijzigt de verdeling maandelijks, of soms zelfs dagelijks. Het register bijhouden wordt zo een zeer tijdrovend en kostbaar proces, mede omdat het UBO-register trusts geen duidelijk overzicht bevat van de huidige gegevens.
Machtiging
Een ander probleem is dat de verplichting tot registratie en het actueel houden van UBO gegevens in het UBO-register trusts uitsluitend ligt bij één bestuurder van de juridisch eigenaar. Deze natuurlijke persoon kan uitsluitend via DigiD inloggen in het UBO-register trusts portaal om de registratie te voldoen.
Er kan vooralsnog geen derde worden gemachtigd, terwijl partijen als administratiekantoren over alle gegevens beschikken en ten doel hebben om de administratieve last van fondsbeheerders weg te nemen. AssetCare, een van deze administratiekantoren, heeft de Kamer van Koophandel gevraagd of een machtiging op korte termijn tot de mogelijkheden behoort. Deze is op haart beurt in overleg met het Ministerie van Financiën, maar tot op heden is er nog geen uitsluitsel gegeven.
Privacy
Zoals in de introductie gesteld is er naast de praktische beperkingen van het invoeren van data, ook onduidelijkheid over de toegang van de gegevens. Volgens de Hof van Justitie van de Europese Unie zou een UBO-register alleen toegankelijk moeten zijn voor partijen met een legitiem belang, zoals de bevoegde autoriteiten, zoals de Financial Intelligence Unit (‘FIU’) en de Autoriteit Financiële Markten (‘AFM’). Daaropvolgend werd door het Ministerie van Financiën besloten om het regulier UBO-register, mogelijk tijdelijk, op slot te gooien voor het grote publiek.
Dat de uitspraak van het Hof van Justitie ook van invloed is op het UBO-register trusts lijkt inmiddels duidelijk. Volgens de website van het register waren de gegevens, afgezien van bijvoorbeeld het BSN en het legitimatiebewijs, tot een paar dagen geleden tegen betaling ‘gewoon’ openbaar. Inmiddels blijkt het enkel nog beschikbaar voor de bevoegde autoriteiten, banken, andere financiële ondernemingen en notarissen.
Evenals bij het reguliere UBO-register is het de vraag in hoeverre dat definitief is. Bovendien zullen er nog genoeg discussies volgen over wat een legitiem belang exact inhoudt. Voor de beleggingsfondsen in Nederland geldt dat onder meer alle investeerders uiterlijk op 31 maart 2023 gemeld moeten zijn. Deze datum was initieel 31 januari 2023, vanwege een drie maandelijkse overgangsperiode, maar deze werd een paar dagen voor de deadline verlengd. Hopelijk brengt dat genoeg tijd om technische oplossingen in het UBO-register trusts te introduceren. Een alternatief is dat de regels worden herzien zodat ook fondsen met een registratie hun investeerders als groep kunnen registeren. Tot die tijd is het huidige proces voor fondsen die alle investeerders moeten melden vrijwel onmogelijk gemaakt.
Sam Zwaan is directeur en mede-oprichter van AssetCare, een dienstverlener voor beleggingsfondsen.