De druk op banken om kosten te beheersen en wendbaarder te zijn, wordt bijzonder sterk gevoeld door de chief financial officer (CFO). Efficiënt aangeleverde financiële gegevens zijn essentieel om executives in staat te stellen effectief te opereren, operationele efficiëntie te zoeken en compliance te vergroten. Een panel van vijf CFO’s, samengesteld door de ABBL, besprak hoe zij hier naartoe werken, met name wat betreft hun gebruik van IT en outsourcing.
‘Je moet eenvoudig denken voordat je complex denkt, want de gegevens zijn overweldigend’, vertelde Steeves Oster, Finance Director Europe bij PayPal Luxemburg aan de ABBL CFO-rondetafel over operationele efficiëntie, waarover investmentofficer.lu bericht - het in Luxemburg gevestigde zusterplatform van Fondsnieuws.
Nu banken steeds meer bedrijfssegmenten bedienen en te maken hebben met de toenemende regelgeving, moeten CFO’s steeds grotere hoeveelheden gedetailleerde gegevens beheren om elke maand hun boeken te kunnen sluiten. Door sneller en nauwkeuriger gevalideerde en gecontroleerde cijfers te produceren, zijn bedrijven beter in staat om wendbaarder te worden.
Vaardigheden en hardware
De gedachten gaan uit naar automatisering, met name kunstmatige intelligentie/machine-leren als oplossing voor de uitdaging om de belangrijkste gegevens te extraheren en te verwerken. Hoewel krachtige tools het reactievermogen vergroten, is Oster op zijn hoede voor kortetermijnoplossingen met outsourcing. ‘Als die vaardigheden buiten je team liggen, verlies je flexibiliteit. Daarom is het zo belangrijk om die expertise binnen je team te hebben’, zegt hij.
Ook moeten banken zorgen voor high-end hardwarecapaciteit om technische knelpunten te voorkomen. Oster pleit voor het gebruik van de cloud als de manier om snel te kunnen schalen. Dit draagt verder bij aan de wendbaarheid van de organisatie in plaats van zich te moeten richten op het opbouwen van capaciteit en het onderhouden van die resources in huis.
Ook sterke procedures
Matti Niinikoski, CFO van Citi Bank Nederland, erkent dat technologie een groot deel van de last op zich moet nemen, maar meent dat effectieve regels en richtlijnen rond het afsluitproces ook een cruciale factor zijn. ‘Bedrijven moeten weten welke activiteiten wanneer plaatsvinden. We moeten ook weten wat de drempels zijn, zodat we niet achter centen aanhollen aan het eind van het proces’, merkte hij op, eraan toevoegend dat goed ontworpen procedures leiden tot duidelijke audit trails en control frameworks. En waarom wachten tot het einde van de maand om de boeken af te sluiten, vroeg hij? ‘Als je de werklast spreidt, begin je eigenlijk al voor het einde van de maand met je maandafsluiting.’
‘We hebben een expertisecentrum gecreëerd waar we gestandaardiseerde processen kunnen groeperen die we kunnen toepassen in verschillende entiteiten in hetzelfde land, maar ook in verschillende landen’, zei Guillaume Rosset, hoofd financiën bij HSBC Luxemburg. Door deze vaardigheden intern te hebben, kunnen teams outsourcing op een weloverwogen, intelligente manier toepassen.
Controle over uitbestedingsovereenkomsten
‘Wij hebben speciale outsourcingmanagers’, zegt David Fellowes-Freeman, CFO bij JPM Bank Luxembourg, die wijst op het grote belang van compliance in deze relaties. In zijn team heeft hij bijvoorbeeld iemand die verantwoordelijk is voor het toezicht op overeengekomen KPI’s ‘omdat we weten dat lokale toezichthouders erg gefocust zijn op wat je mag uitbesteden of hoe je een partner gebruikt. Je moet toch centrale expertise hebben rond dat proces.’ Zij verzamelen bijvoorbeeld doorlopend informatie over de uitbestedingsrelatie, met inbegrip van factoren zoals de veerkracht en bedrijfspraktijken van de partners.
Rosset merkt op dat het vaak nodig is om aan partners binnen de eigen groep uit te leggen dat de CSSF geen onderscheid maakt tussen uitbesteding binnen de groep en werken met een derde partij. ‘Soms vragen onze collega’s ons waarom we zoveel details nodig hebben als we deel uitmaken van dezelfde groep, en dan moeten we uitleggen dat de toezichthouder wil dat de Luxemburgse entiteit hetzelfde niveau van beslissingscontrole heeft, ongeacht het type relatie,’ zei hij.