Met de groei van een kleine tot een grotere organisatie, groeide ook de hoeveelheid regels en rapportageverplichtingen voor IBS Capital Allies. De vermogensbeheerder haalde vorig jaar Monique Molenaar-Vader aan boord, voormalig COO Merchant Banking van Van Lanschot Kempen, om de interne processen en digitalisering een impuls te geven. ‘“We lijken wel een grootbank”, zei iemand een keer.’
Ze heeft onlangs haar hele stamboom uitgezocht met behulp van kunstmatige intelligentie, steekt Monique Molenaar-Vader (foto) enthousiast van wal nog voordat het interview met Investment Officer is begonnen.
‘Ik wilde de toepassing van artificial intelligence onderzoeken met een simpel voorbeeld, zodat ik laagdrempelig kon bekijken of ik het bedrijfsmatig zou kunnen toepassen bij Van Lanschot Kempen. Mijn vader had al het een en ander gevonden, data waarmee ik een begin kon maken. De hoeveelheid informatie en mate van detail daarvan die volgde, was enorm!’
Monique Molenaar-Vader is gek op inzichten uit data en de mogelijkheden om daarmee toegevoegde waarde te creëren. Ze benoemt het, maar het blijkt ook uit haar enthousiasme. Ze gaat nog wat meer rechtop op haar stoel zitten, terwijl ze vertelt over haar vondsten dankzij artificial intelligence.
Waar ze ook van houdt, is bouwen. Dat deed ze onder meer bij Van Lanschot Kempen, waar ze na de samenvoeging van de afdelingen corporate finance, securities en private equity een eigen rol kon schrijven voor een COO die het overzicht over deze gecombineerde afdeling zou houden. ‘De processen beheren en verbeteren, zeker weten dat alles compliant was, ondersteunen in de uitvoering van klantenwensen en een mooi team samenstellen. Ik kon echt toegevoegde waarde leveren.’
Drie jaar later volgde de toevoeging van eerstelijns compliance aan haar takenpakket, met nieuwe regelgeving rondom inmiddels ingeburgerde begrippen als customer due diligence en anti money laundering. Toen weer wat later opnieuw een reorganisatie volgde, werd het domein van Molenaar-Vader kleiner en was voor haar het moment aangebroken om de bank te verlaten.
Headhunter
Al snel volgde het belletje van een headhunter, dat haar bracht bij IBS Capital Allies, de Amsterdamse vermogensbeheerder waar CFO Jacco Rijnbeek had besloten zich vanwege de groeiambities volledig te richten op de commercie. Molenaar-Vader nam de bestuurlijke functie van Rijnbeek over en ging in de combinatie-rol van COO/CFO doen wat ze graag doet: bouwen, structureren en organiseren met oog voor detail en overzicht.
Weliswaar begon ze na haar aanstelling eerst met de jaarrekeningen voor de entiteiten en fondsen van IBS, maar daarna kon ze een start maken met de aanleg van een planning & controle cyclus, een projecten-roadmap en aanpak voor operationele doorontwikkeling.
IBS was ooit begonnen als kleine vermogensbeheerder, waar relatief weinig regels voor gelden. Inmiddels is IBS gegroeid en heeft de firma een AIFMD-vergunning verkregen. Afgelopen jaar is deze uitgebreid met een MiFID top-up vergunning waarmee het SilverCross fonds kon worden uitgebreid met een Ucits-variant. Door deze ontwikkelingen zijn er meer regels en meer rapportageverplichtingen bijgekomen.
Liever duidelijk zijn
Er moest veel gebeuren, gezien de ambities die IBS heeft, zegt Molenaar-Vader. Waarbij ze beaamt dat het belangrijk is om mensen mee te nemen in die vernieuwing. ‘Ik heb eerst veel gepraat, gekeken hoe dingen tot dan toe gebeurden. De operatie liep bijvoorbeeld al vrij goed, maar voor vernieuwing moet je kijken waar de verantwoordelijkheden liggen en daar keuzes maken. Een aantal operationele processen is nu meer gestandaardiseerd.’
Op de vraag of dat moeilijk was, daarover zegt ze dat ze eerst de organisatie moest leren kennen om goede afwegingen te kunnen maken, en daar weleens wat weerstand bij ervoer. ‘Maar ja, dat is gebruikelijk bij veranderingen en hoort erbij. Uiteindelijk ben ik ervan overtuigd dat het beter is om duidelijk te zijn. Ja, we willen flexibel zijn en blijven, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening kunnen waarborgen.’
CDD-tool
Aan de projecten-kant heeft ze zich voornamelijk gericht op de komst van een Customer Due Diligence tool. Via dit controle- en verificatiemechanisme doet IBS de screening van klanten en stelt de CDD-dossiers op. ‘Wij willen een alternatief zijn voor de grootbanken, klanten aantrekken die bij ons meer persoonlijke aandacht krijgen. Dan moet je ook zorgen dat die onboarding makkelijker gaat en gepaard gaat met die aandacht. Daar leggen we dus de focus. Bijvoorbeeld door te zorgen dat een klant maar één keer informatie hoeft aan te leveren, door de eisen van de depotbank en van IBS vooraf samen te voegen.’
Ook het werk rond AML, de wettelijke vereisten rondom het tegengaan van witwassen, is toegenomen bij de vermogensbeheerder, vooral vanwege de groei van IBS’ private markets tak. ‘We openen zeker twee keer per jaar een nieuwe feeder waarop nieuwe inschrijvingen komen. Het is veel werk om die allemaal te controleren. Natuurlijk is veel te automatiseren, maar we willen en kunnen ook niet té ver gaan. Een artificial intelligence tool die je hiervoor zou kunnen gebruiken, is pas rendabel als je met grote klantenaantallen per relatiemanager werkt. Voor een boutique als IBS is dat niet van toepassing.
Het devies is daarom: mensen goed trainen, en elkaar blijven reviewen, zegt Molenaar-Vader. Bij IBS houden ongeveer acht mensen zich bezig met onboarding van klanten waaronder AML. ‘Een deel van AML is feitelijk: identificatie, verificatie, geldigheid. Maar er zit ook een kwalitatief gedeelte bij, als het gaat om de herkomst van vermogen en of dat voldoende is onderbouwd. De tolerantiemarge bij AML is 0 procent, dus dat vraagt een continue feedback-loop. Je moet elkaar scherp blijven houden.’
Systemen
Meerdere systemen komen tijdens het gesprek aan bod. Toch vindt Molenaar-Vader dat het uiteindelijk wel meevalt met de hoeveelheid. ‘Belangrijk is om de informatie bij elkaar te brengen en daarmee de beste dienstverlening aan onze klanten te bieden’, zegt ze. ‘De kwaliteit van data is heel belangrijk.’
Zou de financiële sector wat haar betreft meer gebruik moeten maken van data? Molenaar-Vader: ‘Mijn overtuiging is van wel. Wel denk ik dat je moet zoeken naar een combinatie van IT-technieken en een intensief contact met de klant. Dus: IT slimmer inzetten aan de klantkant. Meer klantgericht kijken hoe iemand een proces of dienst ervaart en waar je kunt helpen. Ook belangrijk is om te voorkomen dat je gaat werken vanuit silo’s. Liever dicht bij elkaar blijven. Met tevreden klanten, ben je minder kwetsbaar.’