Het cliëntenonderzoek ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme kan efficiënter. Er zijn nu nog veel onduidelijkheden. Daarnaast kan er op het gebied van wet- en regelgeving ook het een en ander verbeterd worden.
Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
In de praktijk werken vermogensbeheerder en depotbank vaak samen om het cliëntenonderzoek in het kader van Wwft te doen. Feitelijk doet de vermogensbeheerder een belangrijk deel van het werk omdat zijn klant anders geen effecten- of geldrekening krijgt bij de depotbank. Dit terwijl de depotbank net als de vermogensbeheerder zelfstandig diensten verleent aan de klant. Feitelijk betekent dit dat een depotbank tegen de klant zegt dat deze geen bewaardiensten of uitvoeringsdiensten mag afnemen als zijn vermogensbeheerder niet een deel van het Wwft-werk voor de depotbank doet. Deze vorm van samenwerking is vaak omgegeven door onduidelijkheden over ieders verantwoordelijkheden. Hoe kunnen die onduidelijkheden worden weggenomen? Er zijn drie mogelijkheden om de verantwoordelijkheden te verdelen en iedere vermogensbeheerder zal met de depotbank in kwestie een keuze moeten maken.
Eerste optie: geen formele samenwerking
De eerste mogelijkheid is dat de vermogensbeheerder niet formeel samenwerkt met de depotbank.
De klant, oftewel de belegger, geeft aan zijn vermogensbeheerder opdracht om namens hem aan de depotbank de benodigde informatie te geven die nodig is om de depotbank het wettelijke cliëntenonderzoek zelf te laten uitvoeren. Een overeenkomst tussen de vermogensbeheerder en de depotbank is dan niet nodig. Wel moet de depotbank kunnen vaststellen dat de klant aan zijn vermogensbeheerder opdracht heeft gegeven om de verlangde informatie te verstrekken.
Tweede optie: uitbesteding
De tweede mogelijkheid is dat de depotbank haar Wwft-verplichtingen uitbesteedt aan de vermogensbeheerder. De vermogensbeheerder is dan opdrachtnemer van de depotbank geworden. Deze samenwerking moet wel in een overeenkomst worden vastgelegd, die moet voldoen aan een aantal wettelijk eisen. Belangrijk zijn ook de civielrechtelijke aansprakelijkheden: als de vermogensbeheerder een fout begaat dan is de vermogensbeheerder daarvoor aansprakelijk jegens de depotbank. Bij de eerste mogelijkheid is de vermogensbeheerder alleen aansprakelijk jegens de klant.
Maar niet alles mag worden uitbesteed. De verplichtingen van de Sanctiewet mogen niet uitbesteed worden. Dit is wettelijk niet toegestaan, al is er wel een voornemen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken om de regels omtrent aan te passen zodat uitbesteding wel mogelijk wordt. De identificatie en verificatie van cliënten, eventuele vertegenwoordigers van cliënten of de uiteindelijk belanghebbenden mogen wel uitbesteed worden, naast de vaststelling van het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie. Ook het onderzoek of een client voor zichzelf optreedt, dan wel ten behoeve van een derde, mag worden uitbesteed. Het overige, zoals transactiemonitoring, moet een depotbank zelf doen.
In het Nederlandse voorstel Plan van aanpak witwassen stond het voornemen om de mogelijkheden van uitbesteding te verruimen, maar dat voorstel is nog geen wet geworden.
Derde optie: introducerende instelling
Als alternatief op uitbesteding is er nog de zogenoemde ‘introducerende instelling’. Uitsluitend een instelling die zelf onderworpen is aan de Wwft kan als introducerende instelling fungeren. De essentie van deze optie is dat een instelling mag vertrouwen op het cliëntenonderzoek dat door een introducerende instelling is verricht. Hoe zit dat precies?
Een accepterende instelling, bijvoorbeeld de depotbank, moet bij introductie beschikken over de gegevens die zijn gebruikt bij het cliëntenonderzoek door de introducerende instelling, bijvoorbeeld de vermogensbeheerder.
Daarnaast moet de accepterende instelling beschikken over de onderliggende documentatie waarop de acceptatie van de cliënt is gebaseerd. Om dit te mogen doen, moet de accepterende instelling nagaan of de introducerende instelling beschikt over toereikende procedures. De achterliggende gedachte is uiteraard dat voorkomen moet worden dat een instelling die haar anti-witwasmaatregelen niet op orde heeft, ontoereikende informatie doorgeeft aan andere Wwft-instellingen. Verder mag de accepterende instelling niet het risicoprofiel dat is opgeteld door de introducerende instelling overnemen: er moet aan eigen oordeelsvorming worden gedaan.
Wet- en regelgeving kan efficiënter
Het is voor zowel vermogensbeheerder als depotbank wenselijk om een duidelijk keuze te maken tussen deze drie mogelijkheden. Vaak zien wij in de praktijk overeenkomsten die geen echte keuze tot uitdrukking brengen met alle potentiële juridische gevolgen van dien.
Op het gebied van wet- en regelgeving kan een aantal zaken ook efficiënter. De eerste verbetering zou zijn dat alle wettelijke Wwft-verplichtingen uitbesteed mogen worden met uitzonderingen van het te hanteren beleid. Bij uitbesteding blijft de partij die uitbesteed immers altijd zelf verantwoordelijk.
De tweede verbetering is het vermijden van onnodige doublures. Ik denk dan met name aan het screenen van bijvoorbeeld politiek prominente klanten. Indien die screening door de depotbank wordt gedaan, daar wordt immers de rekening aangehouden, en de vermogensbeheerder daarop mag vertrouwen, dan zou dat een hoop administratieve lasten schelen.
Laura Stortelder is advocaat financieel recht bij Hart Advocaten in Amsterdam. Hart Advocaten is een van de kennispartners van Investment Officer die maandelijks een bijdrage levert.